29 Mar
  • Par SEVE Emploi
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Le Flash Info quotidien : un outil qui renforce la communication et la coopération d’une équipe !

Peu après son entrée dans SEVE Emploi, l’association L’Abri, situé dans les Vosges, a mis en place quotidiennement un « Flash Info ». Une réunion quotidienne de 10 minutes où toute l’équipe parle « emploi », suit et réajuste son plan d’action.

…2 phrases dans cet article et déjà vous vous posez plein de questions …? Don’t worry ! Nous les avons toutes posées à Anne-Laure, Elise, et Fabrice, salarié.e.s permanent.e.s de L’Abri qui ont suivi la formation-action SEVE Emploi en 2021.

Lorsqu’Agnès, leur formatrice SEVE, leur a conseillé de mettre en place le Flash Info, l’équipe de L’Abri a eu à peu près la même réaction que vous à la lecture des 2 premières phrases de cet article : « Au début, ça nous paraissait trop compliqué de prendre du temps pour se réunir tous ensemble chaque jour. Nous l’avons quand même testé dès le début et finalement aujourd’hui on ne s’en passerait plus ! »

« J’ai pris la formation SEVE en cours de route, en juin, et moi aussi, au départ, j’ai cru que c’était insurmontable ! Et au final, c’est un super outil car cela permet d’être toujours en contact avec ses collègues et d’être toujours dans l’objectif emploi ! On ne lâche rien, même après des congés, on a les infos importantes et on se remet vite dans l’objectif ! »

OK ! Mais concrètement, le Flash Info à L’Abri c’est quoi ?

Le Flash Info à L’Abri c’est une réunion de 10mn, de 11h50 à 12h, tous les jours en visioconférence sur Teams. « Pour y penser, on a mis un rappel automatique dans les agendas, on ne travaille pas tous sur le même site, donc la visio c’est le plus simple pour nous »

Toute l’équipe formée à SEVE Emploi y participe : deux accompagnateur.rice.s Socio-Professionnelle (ASP), un chef de service, un chargé de développement, deux encadrant.e.s techniques (ET), une chargée de gestion administrative et une directrice

« Parfois, on dépasse de quelques minutes mais tout le monde joue le jeu, ce n’est pas parce qu’il est midi qu’on coupe la caméra ! »

Tous les jours ! Et vous trouvez toujours un sujet à aborder ?

« On parle des offres d’emploi à pourvoir qu’on a captées et on se concerte pour savoir à quel.le salarié.e on peut la proposer.
On évoque les actions emploi et les suivis en stage et en emploi en cours. On suit les salarié.e.s et l’entreprise de façon systématique, le Flash Info permet de ne pas oublier de faire un suivi
.
On fait aussi le point sur les salariés du groupe de départ : on se rappelle leurs intentions professionnelles et on débriefe sur leur situation professionnelle.
Et enfin on se répartit les rôles et les tâches : qui fait quoi ? avec qui ? et quand ? »

Pendant ces 10mn, les échanges de l’équipe s’appuient sur le compte rendu de la réunion de la veille et des fiches salarié.e.s.

Quel est l’intérêt du Flash Info pour votre équipe ?

« Il y en a plein ! »

Renforcement de la cohésion d’équipe, meilleure connaissance de la réalité quotidienne des collègues et du fonctionnement de L’Abri, complémentarité, agilité, réactivité et j’en passe ! Je comprends mieux l’engouement de l’équipe face à ce Flash Info ! 10 mn par jour et des effets qui dépassent les espérances !

« L’équipe est au courant de tout, ça crée du lien entre nous et favorise la dynamique d’équipe ! »

Fabrice, chef de service du pôle insertion : « Moi personnellement, je suis dans le bureau, donc ça permet de connaître les problèmes du terrain quotidiennement. »

Elise, assistante administrative, ajoute : « Le Flash Info m’a permis de trouver ma place dans l’équipe car je suis sur une fonction administrative, je ne connais donc pas forcément les salarié.e.s et l’activité. Finalement au fil du temps on a beaucoup appris sur les métiers et les tâches que faisait chaque collègue de l’équipe, on comprend mieux le fonctionnement.
Par exemple, je suis au standard, donc quand une entreprise appelle, désormais je suis au courant de la situation et je sais de quoi elle parle, je peux lui répondre directement et ça évite de la faire patienter ! »

Anne-Laure, accompagnatrice socioprofessionnelle, confie qu’elle a appris à déléguer sur ses missions principales : « Pour des bilans de stage avec l’entreprise, pour des suivis en emploi… mes collègues prennent le relais !  Cela permet à tous les corps de métiers d’être en relation avec les salarié.e.s en transition et les entreprises. Personne n’accapare un rôle plus qu’un autre. C’est beaucoup plus fluide qu’avant : on n’a jamais eu de blocage pour aller rencontrer une entreprise ou faire un suivi de stage. Si une personne ne peut pas y aller, une autre y va, on se remplace, même si on a des métiers différents. »

L’avantage majeur pour l’emploi durable : la réactivité !! « Le but c’est qu’en 2-3 jours, on propose une mise en relation à un salarié qui le souhaite. »

Et les points positifs du Flash Info ne s’arrêtent pas là :

  • Traiter les urgences en lien avec l’emploi en équipe
  • Croiser les infos et avoir des feedbacks sur les actions emploi passées
  • Mieux connaître le profil des salarié.e.s en transition
  • Se recentrer sur les objectifs du plan d’action défini en équipe
  • Prioriser les actions en équipe
  • Prendre des décisions collectives !

« On se remet en question en équipe, on fait différemment mais on le fait ensemble ! Les actions menées ne reposent plus sur une seule personne, elles reposent sur l’équipe ! »

« Le Flash Info fait partie intégrante de notre réussite dans SEVE Emploi ! »

 

Et l’équipe de L’Abri ne s’arrête pas là, elle communique continuellement et spontanément sur un « canal » Teams (pour les novices, c’est comme un groupe de discussion où chacun peut poster des offres d’emploi, poser des questions etc.). Les comptes-rendus des Flash Info y sont téléchargés par exemple.
Et l’équipe se réunit aussi une fois par semaine pendant 1 heure : les situations de salarié.e.s en transition professionnelle y sont reprises en détails.

« Les salarié.e.s en transition professionnelle savent qu’on communique beaucoup entre nous ! »

 Une belle dynamique d’équipe qui coopère autour de l’objectif d’emploi durable !! Alors qu’en pensez- vous ? Vous aussi maintenant, vous avez envie de mettre en place un Fash Info ?

 

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